Tổng quan kiến thức cần biết về Tổng Đài Số

Tổng đài số đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp khi chuyển đổi số, vậy đầu tư tổng đài trực tuyến thì nên chú ý những gì, cùng xem ngay tại đây.

Tổng đài số đã trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi số thời 4.0. Các chuyên gia chỉ ra rằng người dùng có thể tiết kiệm lên đến 50% chi phí về thời gian và nhân lực, đồng thời nâng cao hiệu suất vận hành với giải pháp tổng đài trực tuyến đám mây. Nhằm để khách hàng hiểu thêm về dịch vụ này, Tongdai30s cung cấp nền tảng kiến thức tổng quát gồm khái niệm, tính năng chính, chi phí và phương án sử dụng chi tiết trong bài viết dưới đây.
tổng đài số là gì

1. Tổng đài số là gì?

Tổng đài số (hay còn được biết đến với các tên gọi khác như tổng đài ảo, cloud PBX, virtual PBX,...). Đây là hệ thống điện thoại trực tuyến sử dụng VoIP (giao thức thoại qua Internet) để định tuyến các cuộc gọi đến và đi thay cho đường dây điện thoại truyền thống. Qua đó, dữ liệu doanh nghiệp sẽ được lưu trữ và quản lý bởi các máy chủ của nhà cung cấp bên ngoài, hỗ trợ người dùng kết nối mọi lúc mọi nơi. Đây là giải pháp giúp hợp lý hóa việc tiếp cận khách hàng tiềm năng và thúc đẩy doanh số bán hàng cho mọi doanh nghiệp.

2. Những tính năng nổi bật cho hệ thống tổng đài số

- Lời chào trả lời tự động IVR: là dịch vụ trả lời tự động qua giọng nói giúp hỗ trợ tương tác với khách hàng. Khách hàng gọi tới tổng đài sẽ nghe trực tiếp lời chào được thu âm sẵn, hướng dẫn người gọi thao tác qua bàn phím gọi để liên hệ người cần gặp hoặc thông báo lời nhắn khi vắng mặt vào ngày lễ, giờ nghỉ ngơi,...

- Call ID: Tích hợp tính năng hiển thị thông tin doanh nghiệp (bao gồm tên, số điện thoại) trên màn hình điện thoại của người nhận trước khi cuộc gọi được trả lời.

- Điện thoại hội nghị: Là công cụ đắc lực cho các cuộc họp nội bộ giữa các chi nhánh cho doanh nghiệp, sở hữu nhiều tính năng họp trực tuyến thông minh và bảo mật hơn.

- Tích hợp API: cho phép kết nối với các phần mềm bên ngoài vào hệ thống tổng đài như phần mềm CRM, ứng dụng quản trị dữ liệu,...

- Hỗ trợ Softphone người dùng có thể tải ứng dụng trên điện thoại smartphone nhằm khi khách hàng gọi đến tổng đài không có người nhận sẽ chuyển trực tiếp qua hotline di động giúp quản lý linh hoạt, tùy thời chăm sóc khách hàng ở mọi thời điểm.

- Ghi âm cuộc gọi: Cho phép lưu lại nội dung tất cả các cuộc gọi hỗ trợ đánh giá được quy trình làm việc của nhân viên, đồng thời xác định các vấn đề tồn đọng trong quá trình gọi điện.

- Phân quyền thành viên: hỗ trợ ban quản trị phân chia quyền truy cập và quản lý dữ liệu theo nhu cầu cần xử lý.

- Tích hợp gọi tự động (auto call): doanh nghiệp có thể gọi đến danh sách khách hàng tiềm năng theo mẫu kịch bản sẵn với mục đích chăm sóc khách hàng, giới thiệu sản phẩm,...

- Bổ sung webcall: giúp khách hàng có thể liên hệ trực tiếp cho doanh nghiệp hoàn toàn miễn phí trên website, hỗ trợ giảm thiểu chi phí phải trả cho cuộc gọi.

- Phân tích và báo cáo: Dễ dàng theo dõi, quản lý, đánh giá qua hệ thống trị trên máy tính và thiết bị di động.

Xem chi tiết: 20+ tính năng tổng đài số mới tại Tongdai30s

3. Ưu điểm của giải pháp tổng đài số cho doanh nghiệp

- Không tốn phí gọi nội bộ, không mất phí lắp đặt, không cần mua thiết bị, giảm chi phí đầu tư, thiết lập và bảo trì hệ thống phần cứng doanh nghiệp.

- Linh hoạt cho người dùng ở nhiều địa điểm khác nhau nhờ khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu từ xa, đáp ứng công việc ngay tức thì.

- Mở rộng quy mô máy nhánh đơn giản, lắp đặt nhanh chóng qua vài thao tác cơ bản.

- Hệ thống tính năng đa dạng, giúp nâng cao năng suất xử lý công việc, mang doanh thu cao hơn cho tổ chức.

- Khả năng bảo mật của nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo cao hơn nhiều so với nội bộ doanh nghiệp với công nghệ mã hóa cao cấp.

4. Để lắp đặt tổng đài số doanh nghiệp cần những gì?

Để xây dựng một hệ thống tổng đài trực tuyến đám mây cơ bản, doanh nghiệp cần trang bị những thiết bị sau:

- Hệ thống tổng đài đám mây: doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng dịch vụ tổng đài tại các nhà cung cấp để kết nối và hoạt động.

- Thiết bị đầu cuối: có thể sử dụng điện thoại, tai nghe IP hoặc thiết bị di động có tích hợp phần mềm Softphone.

- Đầu số tổng đài doanh nghiệp 1900, 1800 hay các đầu số điện thoại cố định/di động.

- Hệ thống mạng Internet.

Đồng thời, để lựa chọn được hệ thống tổng đài điện thoại phù hợp với nhu cầu, người dùng nên xem xét kỹ về những yếu tố dưới đây:

- Xác định số lượng người dùng trước khi chọn gói dịch vụ.

- Chọn gói tính năng phù hợp với mức chi phí doanh nghiệp đưa ra.

- Cân nhắc nhà cung cấp dịch vụ uy tín và được đánh giá tốt.

5. Chi phí đầu tư cho một hệ thống tổng đài ảo khoảng bao nhiêu?

Chi phí đầu tư vào tổng đài điện toán đám mây sẽ phụ thuộc chủ yếu vào quy mô tổ chức và số lượng máy nhánh cần đầu tư. Đặc biệt, khoản phí này có thể dao động tùy theo yêu cầu của khách hàng về:

- Số lượng tính năng cần bổ sung thêm

- Dung lượng thông tin lưu trữ 

- Hệ thống thiết bị hỗ trợ

- Dịch vụ gọi điện quốc tế

- Dịch vụ bảo mật thông tin

- Chất lượng băng thông mạng 

Xem ngay: Bảng giá khuyến mãi lắp đặt tổng đài số mới nhất

Tongdai30s là dịch vụ tổng đài số được cung cấp bởi công ty P.A Việt Nam có hơn 20 năm kinh nghiệm trong ngành công nghệ thông tin. Với hệ thống máy chủ tiên tiến, liên tục cập nhật tính năng mới, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, dịch vụ chăm sóc hậu mãi chu đáo, đảm bảo mang đến cho người dùng giải pháp tổng đài trực tuyến tốt nhất trên thị trường.

TOP